Verwerkersovereenkomst Innosend verzendsoftware

Partijen:

1. De Klant, hierna te noemen “Verantwoordelijke”;

en

2. Innosend B.V. gevestigd te (9727 AJ) Groningen aan de Peizerweg 97n, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 77852494, hierna te noemen “Verwerker”

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”

OVERWEGENDE DAT

1. Verantwoordelijke en Verwerker een overeenkomst hebben gesloten, hierna de “Overeenkomst”. In het kader van de uitvoering van de Overeenkomst verleent Verwerker diensten aan Verantwoordelijke.
2. Verwerker in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst ook Persoonsgegevens verwerkt voor Verantwoordelijke.
3. Dat partijen wettelijk verplicht zijn afspraken te maken en vast te leggen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker.
4. De bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst vóór gaan op alle andere afspraken die tussen Partijen gelden en betrekking hebben op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker voor Verantwoordelijke.

KOMEN ALS VOLGT OVEREEN:

Artikel 1. Definities

Naast de wettelijke definities hebben de volgende termen de volgende betekenis:

AP: Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende Nederlandse autoriteit voor de naleving van de geldende privacywetgeving;

AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, voluit: Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;

Betrokkene: de natuurlijke persoon waarop de Persoonsgegevens die Verwerker verwerkt voor Verantwoordelijke en/of haar opdrachtgevers in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst betrekking hebben;

Beveiligingsincident: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens;

Verwerkersovereenkomst: de onderhavige overeenkomst inclusief alle bijlagen die onlosmakelijk hieraan zijn verbonden;

Bijlage: Iedere bijlage bij deze Verwerkersovereenkomst, welke een onlosmakelijk deel daarvan uitmaakt;

Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke of de Verwerker gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken;

Diensten: Alle diensten die Verwerker aan Verantwoordelijke verleent, zoals omschreven in de Overeenkomst;

EER: Europese Economische Ruimte;

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die Verwerker ontvangt van of verwerkt voor Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst;

Sub-verwerker: een partij die door Verwerker wordt ingeschakeld voor de uitvoering van de Overeenkomst en de daarbij horende verwerking van Persoonsgegevens;

Verwerken: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

Artikel 2. Algemeen

2.1 – Verwerker en Verantwoordelijke verstrekken elkaar over en weer tijdig alle benodigde informatie om een goede naleving van de geldende privacywet- en regelgeving mogelijk te maken.

Artikel 3. Verwerken van Persoonsgegevens

3.1 – Verantwoordelijke zal de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken en heeft de categorieën van Betrokkenen, het soort Persoonsgegevens en de aard en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze gebruiken dan voor het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn verstrekt of haar bekend zijn geworden.

3.2 – Verwerker zal de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van de schriftelijke instructies van Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en de verleende Diensten, dan wel in verband met een wettelijke verplichting.

3.3 – Verwerker zal de Persoonsgegevens niet aan een Derde verstrekken, tenzij deze uitwisseling plaatsvindt in opdracht van Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

3.4 – Verwerker draagt er zorg voor dat de Persoonsgegevens niet buiten de EER worden verwerkt, tenzij Verantwoordelijke daar schriftelijke toestemming voor heeft gegeven.

Artikel 4. Geheimhouding

4.1 – Verwerker houdt de Persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst geheim en zal passende maatregelen treffen om geheimhouding van de Persoonsgegevens te verzekeren. Verwerker zal de verplichting tot geheimhouding ook opleggen aan haar personeel en alle door haar ingeschakelde personen.

4.2 – De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet indien Verantwoordelijke uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken, of een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken.

Artikel 5. Beveiliging Persoonsgegevens

5.1 – Verantwoordelijke zal in overeenstemming met de geldende wettelijke regels de beveiliging van de Persoonsgegevens waarborgen en daartoe passende technische en organisatorische maatregelen treffen.

5.2 – Verwerker zal in overeenstemming met de geldende wettelijke regels technische en organisatorische maatregelen treffen, in stand houden en zo nodig aanpassen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Om hieraan te kunnen voldoen zal Verantwoordelijke Verwerker informeren over de betrouwbaarheidseisen die op de verwerking van toepassing zijn en tijdig de benodigde informatie verstrekken in geval van wijzigingen in de verwerking van Persoonsgegevens.

5.3 – Verwerker zal bij het treffen van beveiligingsmaatregelen rekening houden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen.

5.4 – Indien Verantwoordelijke een beoordeling wenst uit te voeren van een beoogde verwerkingsactiviteit in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen om deze beoordeling in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving uit te kunnen voeren. Tevens zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen indien een voorafgaande raadpleging van de AP nodig is op grond van de geldende privacywetgeving. Verantwoordelijke zal Verwerker de in dit kader gemaakte redelijke kosten vergoeden.

5.5 – In Bijlage 1 zijn de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de concrete technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die Verwerker treft. Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en indien nodig aangepast. Verantwoordelijke erkent dat zij de in Bijlage 1 opgenomen afspraken voldoende acht voor een passende beveiliging van de Persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wettelijke verplichtingen.

Artikel 6. Controle

6.1 – Verwerker geeft toegang tot alle informatie ter beschikking aan Verantwoordelijke die nodig is om de nakoming van de in deze Verwerkersovereenkomst en de AVG opgenomen verplichtingen aan te tonen.

6.2 – Verantwoordelijke heeft het recht om maximaal één maal per jaar op eigen kosten door onafhankelijke deskundigen een audit te laten uitvoeren inzake de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker ter controle op de naleving van deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker zal alle redelijke medewerking verlenen aan een audit, waaronder het verlenen van toegang tot gebouwen en databases en het ter beschikking stellen van alle relevante informatie.

6.3 – Verwerker zal in overleg met Verantwoordelijke de aanbevelingen ter verbetering van de onafhankelijke deskundigen zo spoedig mogelijk uitvoeren. Indien de aanpassingen het gevolg zijn van gewijzigde inzichten of wetgeving dan zal Verantwoordelijke de redelijke kosten voor deze aanpassingen vergoeden. Indien de aanpassingen het gevolg zijn van een tekortkoming in de nakoming van de beveiligingseisen uit de Verwerkersovereenkomst dan zal Verwerker deze kosten voor eigen rekening nemen.

6.4 – In geval van een onderzoek door de AP of een andere bevoegde autoriteit zal Verwerker alle redelijke medewerking verlenen en Verantwoordelijke zo snel mogelijk informeren. Partijen zullen met elkaar in overleg treden over de wijze van optreden en de verdeling van de kosten.

Artikel 7. Beveiligingsincidenten

7.1 – Verwerker informeert Verantwoordelijke onverwijld nadat Verwerker kennis heeft genomen van een Beveiligingsincident met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens.

7.2 – In geval van een Beveiligingsincident zal Verwerker alle redelijke maatregelen treffen om de gevolgen van het incident te beperken en/of een nieuw incident te voorkomen. Verwerker zal alle medewerking verlenen aan Verantwoordelijke om het beveiligingsincident te beoordelen en te kunnen voldoen aan haar eventuele wettelijke meldplicht en haar eventuele plicht tot het informeren van Betrokkenen.

7.3 – Partijen leggen hun afspraken over de informatie-uitwisseling in verband met incidenten vast in een “Procedure Meldplicht Datalekken” in Bijlage 2. Deze bijlage kan te allen tijde in overleg door Partijen worden gewijzigd. De bijlage zal in ieder geval worden aangepast indien de regelgeving omtrent de Meldplicht Datalekken of de uitleg daarvan wijzigt.

7.4 – In geval van een Beveiligingsincident bij Verwerker dat leidt tot een meldplicht of een informatieplicht voor Verantwoordelijke, zal de melding of informatieverstrekking in overleg met Verwerker door Verantwoordelijke worden verricht. Partijen zullen in goed overleg afspraken maken over de verdeling van de kosten die daarmee zijn gemoeid.

Artikel 8. Verzoeken van Betrokkenen

8.1 – Indien Verwerker een verzoek of bezwaar van een Betrokkene ontvangt, zoals een verzoek om informatie, inzage, rectificatie, gegevensverwijdering, verwerkingsbeperking, overdracht van de Persoonsgegevens, stuurt Verwerker dat verzoek onmiddellijk door naar Verantwoordelijke.

8.2 – Verwerker verleent Verantwoordelijke alle redelijke medewerking om ervoor te zorgen dat Verantwoordelijke binnen de wettelijke termijnen kan voldoen aan de verplichtingen op grond van de geldende wet- en regelgeving. De redelijke kosten voor deze medewerking zullen door Verantwoordelijke aan Verwerker worden vergoed.

Artikel 9. Sub-verwerkers

9.1 – Verwerker heeft bij de verwerking van de Persoonsgegevens de mogelijkheid om Sub-verwerkers in te schakelen. Verantwoordelijke heeft toestemming gegeven tot het inschakelen van de in Bijlage 1 genoemde Sub-verwerkers. Verwerker informeert Verantwoordelijke minstens twee (2) maanden voorafgaande aan het inschakelen van een nieuwe Sub-verwerker. Verantwoordelijke kan gedurende deze periode de Overeenkomst schriftelijk beëindigen indien zij niet instemt met het inschakelen van de nieuwe Sub-verwerker.

9.2 – Verwerker zal met iedere mogelijke de door haar ingeschakelde Sub-verwerkers een overeenkomst sluiten die in overeenstemming is met de relevante wet- en regelgeving en deze Verwerkersovereenkomst. Verwerker zal in die geval(len) iedere Sub-verwerker contractueel de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen na laten leven met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens.

Artikel 10. Toegang tot de Persoonsgegevens

10.1 – De zeggenschap over de Persoonsgegevens blijft volledig berusten bij Verantwoordelijke. Op verzoek van Verantwoordelijke en tegen vergoeding van de redelijke kosten zal Verwerker alle of een gedeelte van de Persoonsgegevens in gangbaar formaat ter beschikking stellen aan Verantwoordelijke.

10.2 – Verwerker zal ervoor zorgdragen dat Verantwoordelijke te allen tijde toegang behoudt tot de Persoonsgegevens en zal in geval van een geschil tussen Partijen deze toegang niet blokkeren. Verwerker zal maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat Verantwoordelijke ook in geval van faillissement of surséance van betaling van Verwerker toegang blijft houden tot de Persoonsgegevens.

Artikel 11. Aansprakelijkheid en vrijwaring

11.1 – De aansprakelijkheidsbeperkingen in de Overeenkomst zijn van toepassing op de Verwerkersovereenkomst.

11.2 – Verwerker vrijwaart Verantwoordelijke voor boetes en/of dwangsommen van of namens de AP en/of andere bevoegde autoriteiten die aan Verantwoordelijke worden opgelegd en waarbij vast is komen te staan dat deze zijn toe te schrijven aan overtredingen van de geldende privacywetgeving door Verwerker met inachtneming van de genoemde beperkingen in voorgaand lid van dit artikel 11. Om een beroep te kunnen doen op deze vrijwaring is Verantwoordelijke gehouden om:

(i) Verwerker terstond op de hoogte te brengen van enig onderzoek of andere aanleiding die zou kunnen leiden tot een voornemen van een toezichthouder tot het opleggen van een boete of last onder dwangsom,

(ii) in samenspraak met Verwerker te handelen en te communiceren richting de toezichthouder, en

(iii) tegen opgelegde boetes in bezwaar en/of beroep te gaan indien daar redelijkerwijs aanleiding voor is.

11.3 – Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor boetes en/of dwangsommen van of namens de AP en/of andere bevoegde autoriteiten die aan Verwerker worden opgelegd en waarbij vast is komen te staan dat deze zijn toe te schrijven aan overtredingen van de geldende privacywetgeving door Verantwoordelijke. Om een beroep te kunnen doen op deze vrijwaring is Verwerker gehouden om:

(i) Verantwoordelijke terstond op de hoogte te brengen van enig onderzoek of andere aanleiding die zou kunnen leiden tot een voornemen van een toezichthouder tot het opleggen van een boete of last onder dwangsom,

(ii) in samenspraak met Verantwoordelijke te handelen en te communiceren richting de autoriteit, en

(iii) tegen opgelegde boetes in bezwaar en/of beroep te gaan indien Verantwoordelijke daar redelijkerwijs aanleiding voor is.

Artikel 12. Duur en beëindiging

12.1 – Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op de datum van akkoord en eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst. Verplichtingen met een duurkarakter blijven tussen partijen in stand, zoals de geheimhoudingsverplichting uit artikel 4 van de Verwerkersovereenkomst.

12.2 – Verwerker zal bij beëindiging van de Overeenkomst op verzoek van Verantwoordelijke en tegen vergoeding van de redelijke kosten de Persoonsgegevens in een gangbaar formaat ter beschikking stellen aan Verantwoordelijke of aan een door Verantwoordelijke aangewezen Derde.

12.3 – Verwerker zal na overdracht van de Persoonsgegevens aan Verantwoordelijke de nog aanwezige Persoonsgegevens vernietigen, tenzij een langere opslag wettelijk verplicht is. Verwerker zal tevens zorgdragen voor vernietiging van de Persoonsgegevens bij de Sub-verwerkers.

Artikel 13. Wijziging Verwerkersovereenkomst

13.1 – Bij wijzigingen in de Diensten, regelgeving of andere relevante omstandigheden die van invloed zijn op de verwerking van de Persoonsgegevens, heeft Verwerker het recht de Verwerkersovereenkomst wijzigen. Verantwoordelijke kan de Verwerkersovereenkomst schriftelijk beëindigen indien zij niet instemt met de wijzigingen.

13.2 – Wijzigingen in de Bijlagen kunnen door Partijen op ieder moment schriftelijk worden gedaan onder vermelding van het versienummer en de datum van ingang van de nieuwe versie.

Artikel 14. Toepasselijk recht / Bevoegde rechter

14.1 – Op deze Verwerkersovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

14.2 – Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van deze Verwerkersovereenkomst worden beslecht op dezelfde wijze als opgenomen in de Overeenkomst.

Bijlage 1 – Beveiligingsmaatregelen

Omschrijving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die door de Verwerker zijn geïmplementeerd

Zoals opgenomen in Artikel 5 worden hieronder de afspraken tussen partijen vastgelegd over de concrete technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. De getroffen maatregelen zijn opgenomen in deze bijlage en worden aangevuld of gewijzigd indien dat nodig is. Verantwoordelijke acht genoemde maatregelen passend voor de Verwerking van de Persoonsgegevens.

Organisatorische maatregelen
– Geheimhoudingsverklaringen

IT-maatregelen
– Gebruik van gestandaardiseerde encryptie en beveiligingscertificaten
– Inzet van firewall
– Backup en herstel procedures
– Inzet van wachtwoordbeleid
– periodieke audit van beveiliging
– Monitoring van operationeel beheer van omgeving

bijlage 2 – Procedure Meldplicht Datalekken

Tussen Partijen zijn met betrekking tot de meldplicht datalekken de volgende afspraken gemaakt:

1. Verwerker registreert alle Beveiligingsincidenten;
2. In geval van een Beveiligingsincident informeert Verwerker Verantwoordelijke onverwijld en zal de relevante informatie over het incident melden aan de hand van de hieronder opgenomen vragenlijst;
3. Verantwoordelijke zal beoordelen of een melding verricht dient te worden bij de AP. Verantwoordelijke zal daarbij in overleg treden met Verwerker;
4. Voordat Verantwoordelijke de melding bij de AP verricht zal Verantwoordelijke de inhoud van de melding met Verwerker bespreken;
5. Indien Verantwoordelijke oordeelt dat tevens betrokkenen geïnformeerd dienen te worden, zal Verantwoordelijke de inhoud van die informatie met Verwerker bespreken.

 De vragen en aspecten die bij een melding aan de orde komen zijn vermeld bij het Meldloket van de AP. Zie hiervoor de website van de AP.